De stad ’s-Hertogenbosch stond in 2016 uitgebreid stil bij de 500ste
sterfdag van schilder Jeroen Bosch. Naast de unieke tentoonstelling in
Het Noordbrabants Museum bruiste de stad door de vele extra evenementen en activiteiten. Dit leidde tot een grote (inter)nationale toestroom van 1,2 miljoen extra bezoekers aan de stad. Als meest gastvrije stad van Nederland wil
’s-Hertogenbosch dat al deze bezoekers zich vanaf het eerste moment welkom voelen. De inzet van vrijwilligers als gastheren en gastvrouwen speelde hierbij een belangrijke rol. STER kreeg de vraag om, in opdracht van VVV
Noordoost-Brabant, de Bossche vrijwilligers te werven, selecteren, trainen en begeleiden gedurende het gehele Boschjaar.
STER startte met het helder in kaart krijgen van de behoefte en het doel door gesprekken aan te gaan met de diverse stakeholders. We schreven een compact plan van aanpak, waarin we de vraag, de aanpak, de organisatie van de communicatie en de in te zetten middelen beschreven. Daarnaast formeerden we een stuurgroep met vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders vanuit onder meer de VVV, gemeente, Jheronimus Bosch Art Center, Kring Vrienden ’s-Hertogenbosch, Galant en de musea.
Voor de dagelijkse operatie en communicatie met de gastheren en gastvrouwen is een projectteam samengesteld met een projectmanager, een vrijwilligerscoördinator en twee backoffice medewerkers. De back-office werd ingevuld
via werkervaringsplaatsen.
STER maakte in een persoonlijk gesprek kennis met alle aspirant gastheren en gastvrouwen.
Daarna volgden alle vrijwilligers een trainingsdag met vier workshops over Jeroen Bosch, de stad
’s-Hertogenbosch, het jaarprogramma en gastvrijheid. Elke maand werden ze bijgepraat over de Bosch actualiteiten tijdens het Bosch 500 Café en bij de Efteling volgden zij een inspiratiedag.
Via intranet, een nieuwsbrief, mail en WhatsApp werd het contact met de vrijwilligers en de coördinatoren onderhouden. De gastvrouwen en gastheren van Bosch 500 werden daarnaast tijdens Blue Saterday op 14 mei extra in het zonnetje gezet als dank voor hun diensten tijdens de drukke tentoonstellingsperiode. Dit event, waarbij ook burgemeeSTER en wethouder aanwezig waren, werd ook door ons georganiseerd. Daarnaast leverden wij elke maand een inhoudelijke bijdrage aan het Bosch 500 café.
“Kan STER ons helpen de Bossche vrijwilligers te werven, selecteren, trainen en begeleiden gedurende het gehele Boschjaar?”
